Personvernerklæring/Cookies

Å behandle andres personopplysninger handler om grunnleggende respekt for privatliv og retten til å selv å bestemme over egne personopplysninger som nedfelt i den europeiske menneskerettighetskonvensjon (EMK) artikkel 8 og Grunnloven § 102. Å «behandle» slike opplysninger er å bruke personopplysninger. Eksempler på slik behandling er når VKM samler inn opplysninger, registrerer, tilrettelegger, setter sammen med andre opplysninger, lagrer eller gjør tilgjengelig. Når VKM behandler personopplysninger, har vi (ved direktør) ansvar og plikter etter personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR) knyttet til de personopplysningene vi har tilgang til. VKM behandler personopplysninger på en lovlig og sikker måte. Personopplysninger skal tas godt vare på hos VKM.

Hvorfor får VKM tilgang til personopplysninger?

VKM får tilgang til personopplysninger når vi utfører våre pålagte oppgaver; de opplysningene må vi behandle i tråd med lovverk. Vi behandler korrespondanse i form av e-post og telefonsamtaler, og saksbehandler og arkiverer i fag-, fil- og arkivsystemer. Vi behandler opplysninger i forbindelse med offentlige innkjøp, ansettelsesforhold, høringsinnspill, gjennom lister over møte- og seminardeltakere samt intranett. Vi sikrer våre lokaler og fagsystemer gjennom blant annet oversikt over personer som har tilgang til lokalene våre, aktivitetslogging i fagsystemer, kameraovervåkning og ved drift, utbedring og arbeid med nettstedet vkm.no.

Lover og regler når vi behandler personopplysninger

VKM behandler personopplysninger blant annet etter bestemmelsene i personopplysningsloven, personvernforordningen, arbeidsmiljøloven, statsansatte loven og arkivloven. Vi samler inn og behandler opplysninger enten fordi har vi grunnlag i lov eller forskrift, eller fordi vi har fått samtykke fra den det gjelder.

Slik får VKM personopplysninger

Måten VKM får tilgang til personopplysninger på, varierer med hvor opplysningene opprinnelig stammer fra. Det kan være i forbindelse med saksbehandling, høringsinnspill, gjennomføring av møter og besøk, utveksling av e-poster og telefonsamtaler, samt offentlige anbud.
VKM behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar, for eksempelopplysninger som er nødvendige for å utbetale lønn, og opplysninger om den enkeltes arbeidsinstruks. Vi bruker opplysningene for å regulere arbeidsforholdet og ivareta vår rolle som arbeidsgiver. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arbeidsmiljøloven, statsansatteloven, personvernforordningen, personopplysningsloven og arkivlovgivningen.

Vi tar imot og svarer på e-post i Outlook. Personopplysninger som du oppgir i e-poster til oss er omfattet av hva som er arkivverdig etter arkivloven og arkivforskriften, og slike henvendelser skal lagres i arkivsystemet Public 360. Her vil vi behandle personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon. Slik registrering, lagring og oppbevaring vil skje i henhold til arkivlovgivningen.
Bruk aldri e-post når du skal oppgi sensitiv informasjon til VKM!

vkm.no

Bruk av informasjonskapsler (cookies)

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som lagres i nettleseren din når du åpner en nettside. Ifølge lov om elektronisk kommunikasjon (ekomloven) § 2-7b har du krav på å få vite og godkjenne hvilke opplysninger som lagres, hva opplysningene brukes til og hvem som benytter de. Du kan selv regulere hva du tillater av informasjonskapsler.

Følgende informasjonskapsler brukes på VKM.no:

• SiteVisionLTM: Brukes for å garantere at skjema som vises er fra dette nettstedet og ikke er forfalsket. Informasjonskapselen blir slettet når nettleservinduet lukkes.
• JSessionId: Brukes for å holde oversikt over hvilke sider på nettstedet du har vært innom. Denne brukes for eksempel for å markere lenker du har trykket på med annen farge enn de du ikke har trykket på. Informasjonskapselen blir slettet når nettleservinduet lukkes.
• Google analytics_ga: Brukes av webanalyseverktøyet Google Analytics for å skille brukere og brukersesjoner. Informasjonskapselen blir lagret i 14 måneder. Vi bruker Google Analytics for trafikkmåling- og analyse av nettstedet. Vi har en egen databehandleravtale med Google som regulerer hvordan de behandler personopplysninger.
• __gat: Brukes for å bedre ytelsen til webanalyseverktøyet Google Analytics. Informasjonskapselen blir lagret i 10 minutter.
• _gid: Brukes av webanalyseverktøyet Google Analytics for å skille mellom ulike brukere. Informasjonskapselen blir lagret i 24 timer.

Nyhetsbrev, seminar påmeldinger og nyhetsvarslinger

De som ønsker det kan abonnere på ulike nyhetsbrev og nyhetsvarslinger og melde seg på ulike seminarer på vkm.no. Du legger selv inn din egen e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg ved at du har meldt deg på nyhetsbrevet og bekreftet at du vil motta det. Vi forplikter oss til ikke å gi e-postadressen din videre til andre eller å bruke den til noe annet enn å sende ut nyhetsbrevet. Du kan melde deg av ved å klikke på en lenke i brevet du mottar.

Innsending av opplysninger via kontaktskjema

Informasjon som du legger inn på de ulike kontaktskjemaene på vkm.no blir sendt videre til rette avdeling hos oss i VKM som e-post. Vi tar imot og svarer på e-post på Outlook. Personopplysninger som du oppgir i e-poster til oss er omfattet av hva som er arkivverdig etter arkivloven og arkivforskriften, og slike henvendelser skal lagres i arkivsystemet Public 360. Her vil vi behandle personopplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon. Slik registrering, lagring og oppbevaring vil skje i henhold til arkivlovgivningen.

Bruk aldri e-post til å oppgi sensitiv informasjon.

Mediehenvendelser

Mediehenvendelser til VKM kan bli logget. Dette gjør vi for å kunne følge opp og sørge for at du får svar på det du lurer på, samt å ha en oversikt over mediehenvendelser. Loggingen er basert på samtykke med deg som tar kontakt med oss. Vi skriver inn navn og kontaktinformasjon til deg som tar kontakt, hva henvendelsen gjelder og hvem som har svart hva. Dersom du ikke ønsker at informasjon om deg og henvendelsen skal logges, eller du ønsker at vi skal slette personinformasjon fra systemet, gi oss beskjed enten på vkm@vkm.no eller telefon direkte til pressekontakten.

Sosiale medier

VKM bruker LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube, og Instagram. Vi bruker Meta Business Suite til annonsering, statistikk og analyse av Facebook og Instagram.

VKM og Facebook/Meta har felles behandlingsansvar for opprettelse og bruk av Facebook-siden til VKM, og for å fremme informasjon til Facebook-brukere gjennom målrettet formidling. Som behandlingsansvarlig er VKM ansvarlig for at behandlingen av personopplysninger om brukerne på vår Facebook-side er lovlig og i tråd med personvernprinsipper og regelverk.

De felles behandlingsaktivitetene omfatter: (i) innsamling av personopplysninger om personer som besøker og interagerer med VKMs sine Facebook-sider, (ii) behandling som gjøres for å generere aggregert statistikk for aktivitet på VKM sine Facebook-sider; (iii) behandling som skjer etter VKMs valgte, relevante målrettingskriterier og visning av informasjonen til målgruppene, og (iv) behandling utført av Facebook når Facebook viser resultatene av målrettingskampanjer til VKM.

VKM har ikke felles behandlingsansvar med Facebook/Meta for behandling av personopplysninger ut over det som er beskrevet over.

VKM vil være ansvarlig for å ivareta rettigheter i forbindelse med kommentarer og meldinger i Facebook-meldinger. VKM vil følge opp eventuelle henvendelser fra de registrerte om dette.

VKM har iverksatt flere tiltak for å redusere personvernrisikoer forbundet med Facebook-siden, blant annet retningslinjer for moderering, skjuling, eller sletting av innlegg, og stengning av kommentarfelt når vi ikke har bemanning på kvelder og helger.

Du kan begrense Facebook/Meta og VKMs innsamling av personopplysninger på Facebook-siden ved å bruke Facebook sine personvernverktøy.

Husk at bruk av våre sider på sosiale medier innebærer ytterligere behandling av dine personopplysninger fra disse sosiale mediene. Les mer på:

• Facebooks retningslinjer for data (facebook.com)
• Instagrams retningslinjer for data (instagram.com)
• Twitter Privacy Policy (twitter.com)
• LinkedIns Privacy Policy (linkedin.com)
• YouTubes Privacy Policy (google.com)

Kameraovervåkning ved VKM

VKM er en beredskapsorganisasjon som behandler sensitivt materiale, og det er derfor behov for kontroll på adgang / tilgang til våre arealer. Kameraovervåkning er ment å forbygge og oppklare uønskede hendelser samt hindre uautorisert forsøk på adgang til våre lokaler. All kameraovervåkning er sentrert mot inngangspartier, i tillegg til enkelte utvalgte uteområdene der ekstra sikring er vurdert som nødvendig. Våre lokaler som har kameraovervåking er merket med dette.

Kameraopptak slettes i henhold til automatiserte sletterutiner og ikke ut over det som til enhver tid er nødvendig for formålene, og ikke ut over syv dager. Ved konkret mistanke om lovbrudd kan opptak blir lagret lengre.
Folkehelseinstituttet skal ikke benytte kameraovervåking eller opptak fra denne for formål som er uforenelige med de ovennevnte formålene.

Behandlingsgrunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f, som tillater oss å behandle opplysninger som er nødvendig for å vareta en berettiget interesse som veier tyngre enn hensynet til den enkeltes interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter. Den berettigede interessen er å sikre Folkehelseinstituttets lokaler og eiendom.

• For spørsmål om kameraovervåkning ved Folkehelseinstituttets lokaler i Oslo, kontakt hovedresepsjonen i Lovisenberggaten 8
• For spørsmål om kameraovervåkning ved Folkehelseinstituttets lokaler i Bergen (Zander Kaaesgate 7), kontakt utleier KLP Eiendom.

Hvem har tilgang til personopplysninger?

Ansatte i VKM som har som oppgave å håndtere VKMs oppgaver på respektive områder, vil ha tilgang til personopplysninger fra registre og undersøkelser knyttet til den aktuelle oppgave, for eksempel i forbindelse med å lage en risikovurdering.
Opplysninger hentet i forbindelse med saksbehandling og forretningsdrift vil være tilgjengelig for ansatte som har hatt saksansvar.

Slik tar VKM vare på personopplysninger

VKM lagrer personopplysninger i ulike databaser. Tilgang til disse databasene er strengt tilgangs- og behovsstyrt.

VKM er underlagt kravene til forsvarlig behandling av personopplysninger i personvernforordningen, personopplysningsloven og andre lover som er nevnt tidligere. Det er strenge betingelser knyttet til å behandle personopplysninger. VKM er nøye med å verne om opplysninger om den enkelte.

Våre ansatte er underlagt taushetsplikt. Brudd på taushetsplikten er straffbart.

Hvor lenge oppbevarer VKM personopplysninger?

Lagringstid avhenger av grunnlaget for opplysningene.
Opplysninger vi samler inn ved samtykkebasert undersøkelse, lagres i henhold til det aktuelle samtykket som er gitt og grunnlaget for det.

Hvem utleverer VKM personopplysninger til?

Enkelte databehandlere, særlig underleverandører som leverer datasystemer, programvare og tekniske løsninger, vil noen ganger ha tilgang til personopplysninger. Disse kalles for «databehandlere» og gis noen ganger adgang til personopplysninger for å kunne levere, oppgradere og rette feil i våre systemer. Det er strenge betingelser for slik tilgang, og arbeidet utføres under streng kontroll av VKM. Leverandørene er pålagt taushetsplikt.

Rettigheter når du er registrert

Etter personvernforordningen og tidligere nevnte lover har de registrerte flere rettigheter overfor oss som behandler personopplysninger.

Kontakt personvernombudet i VKM (FHI)

Du kan kontakte personvernombudet ved å sende en e-post til personvernombud@fhi.no, ringe 53 20 40 82 eller sende brev til Personvernombudet, Folkehelseinstituttet, Postboks 222 Skøyen, 0213 Oslo.

Datatilsynet tar i mot klager

Hvis du mener at VKMbehandler personopplysninger på en ulovlig måte, kan du kontakte Datatilsynet på deres nettside Hvordan klage til Datatilsynet.